ثبت سفارش در سامانه وزارت بازرگانی سیستم مجوز ورود اقلام به کشور از طریق وزارت بازرگانی استان‌ها انجام می‌گیرد که تاسال 87 به صورت دستی و از طریق مراجعه حضوری بازرگانان انجام پذیرفته می‌شده است ،که از تاریخ 19/03/88سیستم الکترونیکی sabtaesh.tpo.ir جایگزین سیستم قبلی شده است. بدین ترتیب کلیه بازرگانان اعم از شخص حقیقی یا حقوقی (کلیه دارندگان کارت بازرگانی) می‌توانند ابتدا با ثبت نام در قسمت مربوطه نام نویسی کنند و نسبت به دریافت کلمه عبور و رمز عبور اقدام نمایند و پس از تاییدیه مشخصات کاربری خود می‌توانند نسبت به انجام ثبت سفارش اعم از افتتاح ،جایگزین، اصلاحیه و غیره در کارتابل خود اقدام نماید و سپس جهت تاییدیه از کارشناسان محترم بازرگانی نسبت به اخذ تاییدیه از طریق منوی گذاشته شده (پیگری و ویرایش ) اقدام نمایند که در بیشتر مواقع مراجعه حضوری از سوی بازرگانان سلب خواهد شد (در صورت صحیح بودن کلیه اطلاعات پرفرما) در این صورت پس از اخذ تاییدیه از سوی کارشناسان، نسبت به پرداخت اینترنتی از طریق درگاه بانک ملی اقدام نمایند و پس از پرداخت ،پرونده ثبت سفارش متقاضیان محترم بدون نیاز به مراجعه حضوری بصورت خودکار ،به بانک عامل و گمرکات اجرائی (با توجه به نوع ثبت سفارش) ارسال خواهد گردید.

 اخذ پروفرما (proforma) از شرکت فروشنده.
 مراجعه به معاونت بازرگانی خارجی جهت تکمیل فرم ثبت سفارش.
 اخذ مجوز و ورود طبق جدول مقررات صادرات و واردات از سازمان‌های مربوط.
 مراجعه به شرکت بیمه و اخذ بیمه‌نامه.
 ثبت سفارش در بانک واسطه معامله.
به منظور ثبت سفارش کالا در بانک، پس از تکمیل فرم تقاضا برای گشایش اعتبار بانضمام فرم بانکی و پروفرما بیمه‌نامه و اجازه‌نامه نسبت به پرداخت حق ثبت سفارش اقدام می‌نماییم. میزان حق ثبت سفارش به موجب قانون بودجه معین می‌گردد.

اخذ ثبت سفارش در سال 1398

تغییر روال اخذ ثبت سفارش در سال 1398 به شرح ذیل و با مشکلات جدیدی مواجه گردیده است که توضیحی اجمالی در اینخصوص در چند سطر به اطلاع میرسد :

با توجه به تغییر سیاستهای ارزی و ممنوع شدن واردات بصورت بدون انتقال ارز و انتقال همه داده‌ها به سیستم جدید سامانه تجارت دو نوع مجوز و تاییدیه در دو مرکز مختلف انجام میشود که اولی مربوط به کالاهای ارز مرجع است که با نرخ 4200 تومانی عرضه میشود و نوع دوم اولویتهای 2 است که با ارز نیمایی تخصیص داده میشود . 

کالاهای ارز مرجع در استان تهران وزارت صنایع و معادن بررسی میگردد و اولویتهای بعدی در ساختمان قدیم وزارت بازرگانی واقع در میدان ولیعصر تهران و در مجموع شهرستانها بسته به هر شهر در صنایع استان خودشان بررسی و تاییدیه از تهران اخذ میشود .
قبلتر بازرگانها با کارت بازرگانی هر کالایی را میتوانستند ثبت سفارش و وارد کنند و در حال حاضر واحدهای تولیدی و پروانه کسب دار بصورت مستقیم و یا با قرارداد و نامه اتحادیه صنفی خودشان توسط بازرگان اجازه واردات کالا را دارند که منوط به قرارداد واردات و تامین کالای مورد نیاز اصناف یا اتحادیه و یا سفارش تولیدی به بازرگان امکان پذیر است .